Plena Dijital Özlük içinde sistem tarafından oluşturulmuş şablon yapısı bulunmaktadır. Şablon yapısında yer alan Yasal Evraklar, Sözleşmeler, Raporlar, Özgeçmiş ve Başvuru Formu, Öğrenim Belgeri ve Diğer başlıkları dijital özlük dosyasının alt klasörleridir. Alt klasörün içinde yer alan etiketler sistem tarafından atanmış olan etiketler olup sürekle bırak yöntemi ile etiketler farklı klasörlere yerleştirilebilir. Bu etiketler akıllı optik karakter tanıma (OCR) yönetimi kullanarak yüklenen dosyanın kimine ait olduğunu ve hangi klasöre yerleştirilmesini gerektiğini bularak otomatik olarak dosyanın taşıma işlemini gerçekleştirir.